SISTEM INFORMASI MANAJEMEN di jalankan oleh TELKOM

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN.

Sistem Informasi Manajemen yang dijalankan oleh TELKOM adalah SAP R/3.

1. Mengaktifkan Program SAP.

a. Agar User dapat mengoperasikan program SAP R/3, maka pada komputer yang bersangkutan harus telah terinstal program client untuk SAP, dan hal ini dapat diketahui bila pada layar monitor telah mncul icon SAP Logon.

b. Double klik di icon SAP Logon dengan menggunakan mouse, tunggu sejenak hingga muncul kotak segi empat.

c. Klik pada tulisan Logon yang terdapat dipojok kanan atas, tunggu sejenak hingga muncul permintaan untuk mengisi user dan password.

d. Isi User dan Password sesuai dengan user dan password yang telah diberikan kemudian enter.

e. Bila ingin mengganti password, setelah isi user dan password klik new password yang terdapat di pojok kiri atas, dibawah tools bar (hanya password saja yang bisa diganti dan untuk masuk ke program SAP diwaktu mendatang gunakan password yang baru tersebut), password hanya bisa diganti satu kali dalam waktu satu hari.

f. Muncul menu SAP sesuai dengan otorisasi yang telah diberikan melalui user profile.

g. Selanjutnya program Sap sudah bisa digunakan.

2. Pengoperasian SAP R/3 dengan menggunakan lebih dari satu screen (layar).

SAP R/3 membantu user untuk bekerja pada screen yang berbeda dengan kegiatan yang berbeda, seperti satu screen untuk mendisplay, dan satu screen untuk menginput. SAP R/3 menyediakan maksimum 6 (enam) screen yang dapat dibuka oleh satu user, dengan cara (user sudah berada di menu SAP) klik icon matahari (berwarna kuning) yang terdapat di tools bar menu SAP dan tunggu sejenak hingga muncul lagi tampilan screen yang berisi menu SAP yang sama dengan screen yang pertama.

3. Fungsi Tombol Key Board dan Mouse untuk pengoperasian Modul SAP R/3

F1 = Digunakan sebagai fasilitas help, termasuk didalamnya bila user ingin mengetahui apa manfaat dari field-field yang terdapat dai model input yang hendak diisi saat melakukan entry transaksi.

Cara menggunakan tombol F1 adalah lertakkan cursor di field yang hendak diketahui, kemudian tekan tombol F1, maka akan terlihat penjelasan dari field tersebut.

Mouse = Pengoperasian Modul SAP R/3 lebih banyak menggunakan mouse, dimulai saat masuk ke program untuk transaksi sampai memindakan cursor dari satu field ke field yang lain saat hendak melakukan entry transsaksi.

Enter = Enter hanya digunakan untuk menyatakan bahwa apa yang diminta oleh program sudah terpenuhi seluruhnya, misalnya saat user melakukan entry transaksi, seluruh field-field yang diwajibkan untuk dientry sudah dientry semua baru boleh menekan tombol enter. Apabila field-field belum lengkap diisi, user sudah menekan enter, dapat saja terjadi user harus membatalkan entryan tersebut karena program sudah memblock field-field yang harus diisi.

TAB = Tombol TAB digunakan untuk memindahkan cursor dari satu field ke field yang lain.

4. Cara Log OFF dari SAP

Ada beberapa cara Log Off dari SAP pada kondisi user berada di menu SAP yaitu :

a. Cara Pertama, klik tanda silang yang terdapat dipojok kanan atas.

b. Cara Kedua, klik system yang terdapat di tools bar, dan pilih log off.

c. Cara Ketiga ketik “/nend or/next di depat tanda V (hijau) pojok kanan atas dan enter.

d. Cara Keempat, klik icon yang mempunyai tanda panah ke arah atas dengan lingkaran berwarna kuning.

5. Cara memilih menu untuk transaksi.

Dapat dilakukan beberapa cara yaitu :

a. Memilih menu melalui folder yang telah disediakan sehingga sampai pada menu terakhir yang dikehendaki (melalui menu path) lalu double klik di menu tersebut atau

b. Mengetik transaction code (disingkat T.code) di kolom isian yang terdapat didepan tanda “ V “ (warna hijau) dengan cara “/O……(isi T.code) lalu enter

c. Transaction code merupakan code program yang terdapat untuk setiap menu path.

6. Cara menyimpan file laporan di PC (Excel)

Dalam kondisi berada di screen laporan, pada tols bar, pilih “System – List – Save dan tentukan sendiri file tersebut mau disimpan dimana dan dalam bentuk apa.

7. Cara mencetak laporan di printer.

Biasanya saat dilakukan install SAP R/3 di Client, bersamaan pula dilakukan setting untuk cetak laporan di printer secara on line, namun bila belum dilakukan setting, SAP R/3 menyediakan fasilitas juga untuk melakukan cetak laporan melalui local printer atas printer yang terhubung dengan PC dengan cara :

a. Ketika berada di screen laporan, klik icon printer yang terdapat di tools bar.

b. Ketika berada di screen untuk print, pada output device ketik “LOCL”

c. Pada Spool Option ada pilihan yaitu :

1) Print Immediately : artinya file laporan yang ada ditampilan screen langsung diprint.

2) Delete after output : artinya setelah diprint spoolnya dihapus (spool = file temporary hasil output laporan yang dicreate ketika user menampilkan laporan di screen).

3) New spool request : artinya membuat spool baru setiap mau diprint.

Pelatihan / Training Need Analysis (TNAOnline).

Aplikasi Online disediakan bagi karyawan Telkom untuk merencanakan pelatihan yang diinginkan oleh seiap karyawan. Hal ini dlaksanakan dengan pertimbangan bahwa:

- Setiap karyawan lebih tahu kekurangan dan kelemahannya sendiri.

- Setiap karyawan lebih tahu apa yang dibutuhkannya.

- Ikut merencanakan, motivasi belajar lebih besar.

- Terjadi komunikasi antara karyawan, personil SDM dan Penyelenggara Pelatihan.

Login Aplikasi TNA Online.

Aplikasi TNA Online dapat diakses dengan langkah-langkah sebagai berikut :

1. Akses ke http://portal.telkom.co.id. Isi user name dan password POINT

2. Pilih SubMenu TRAINING (Bagian dari Menu Employee Self Service)

3. Pilih Menu Training (arahkan cursor di atas menu Training)

Modul-Modul TNA Online.

1. Modul Training Need

Modul Training Need adalah modul untuk merencanakan kebutuhan pelatihan masing-masing karyawan untuk program pelatihan selama satu tahun.

Berikut gambar bisnis proses Modul TNA.

2. Modul Penyelenggaraan Training.

Modul Penyelenggaraan Training adalah modul untuk menyelenggarakan pelatihan. Dimulai dari persiapan jenis pelatihan yang akan diselenggarakan, pendefinisian peserta pelatihan, pemanggilan, sampai konfirmasi peserta.

3. Modul Evaluasi

Modul Evaluasi adalah modul untuk melakukan evaluasi terhadap kehadiran peserta, kualitas penyelenggaraan training, dan efektivitas training dikaitkan tujuan organisasi.

Modul Training Need Analysis.

1. Membuat Usulan Training.

Masuk ke Modul Training Need dan Klik Menu Usulan.

Akan muncul tampilan dengan dua bagian besar. Di bagian kiri adalah “Available Training” sedangkan di bagian kanan adalah “My Training”

Available Training adalah jenis pelatihan yang bisa dipilih untuk diusulkan.

My Training adalah daftar usulan yang telah dipilih.

Untuk mengusulkan training, harus dilakukan dengan langkah langkah :

1) Pilih Jenis Training.

2) Pilih Stream

3) Pilih Kompetensi

4) Pilih Nama Pelatihan

5) Jilka pelatihan yang kita inginkan tidak ada di list, kita bisa menembahnya dengan meng-klik tulisan : Add Katalog

6) Pilih metode yang diinginkan

7) Pilih Link ke Action Plan (untuk menentukan action plan mana yang mendukung pelatihan tersebut.

8) Klik “Add to My Training” (untuk mengusulkan pelatihan tersebut).

Catatan :

Ø Metoda dan Link ke Action Plan harus diisi

Ø Action Plan diinputkan oleh Manager lewat menu I Action Plan I

Ø Jenis Pelatihan yang telah kita usulkan dapat dilihat di bagian “My Training”

2. Mengedit Usulan Training.

Jika usulan yang telah dipilih akan diubah, maka dilakukan dengan langkah langkah :

a) Pilih Jenis Pelatihan di Bagian My Training (bisa lebih dari satu) (1)

b) Klik tombol “Delete from My Training” (2)

c) Lakukan kembali langkah-langkah “Membuat Usulan Training” untuk mengganti pelatihan yang telah di-delete.

Catatan :

Pelatihan yang bisa di-delete hanya pelatihan yang berstatus “InProgres”

Tips :

Ø Tekan Control dan Klik Jenis Pelkatihan untuk memilih lebih dari satu pelatihan yang tidak berurutan.

Ø Tekan Shift dan Klik Jenis Pelatihan untuk memilih lebih dari satu pelatihan yang berurutan.

3. Menambah Katalog.

Untuk menambah pelatihan yang tidak ada di katalog, dapat dilakukan dengan langkah-langkah :

1) Klik tulisan Add Katalog pada saat mengusulkan training. (Lihat langkah mengusulkan training).

2) Masukkan nama pelatihan yang diinginkan. (1)

3) Inputkan Uraian dari pelatihan tersebut. (2)

4) Pilih Proficiency Level dari pelatihan tersebut. (3)

5) Ketikkan Durasi dari pelatihan tersebut. (4)

6) Ketikkan nama Vendor. (5)

7) Klik Tombol “Add to Katalog” (6), atau klik “Cancel” (7) untuk membatalkan.

Catatan :

Ø Tulisan Add Katalog hanya muncul setelah memilih jenis kompetensi.

Aplikasi Sasaran Kerja Individu (SKI Online).

Tentang Aplikasi SKI Online.

Aplikasi SKI Online merupakan salah satu pengimplementasian aplikasi paperless office dan Workflow System yang mengubah data-data hardcopy kedalam bentuk softcopy. Cara kerja dari aplikasi SKI Online ini adalah dengan menggunakan media Aplikasi berbasis WEB, yang berfungsi untuk melakukan input/ mamasukkan data data hardcopy berupa data dokumen SKI, NKI, atau Laporan Berkala. Dokumen-dokumen ini nantinya akan mengikuti suatu alur proses kerja yang telah ditentukan. Dokumen akan terkirim kepada penilai 1 dan kemudian penilai 2, Alur proses dari dokumen-dokumen ini secara transparan dapat diamati dan dilihat oleh seluruh karyawan yang terlibat dalam proses tersebut.

Keuntungan Aplikasi SKI Online.

Dengan adanya aplikasi SKI Online, seluruh dokumen dapat diamati oleh setiap karyawan. Sehingga setiap karyawan dapat melihat kegiatan penyusunan dokumen-dokumen bawahan atau atasannya. Keuntungan lainnya adalah proses pembuatan Dokumen SKI, NKI, ataupun Laporan Berkala dapat dilakukan dengan waktu lebih cepat. Dengan aplikasi ini dimungkinkan setiap data yang dimasukkan atau diinputkan oleh seluruh karyawan dapat ter-arsip dengan baik. Kemudian untuk pengguna dari bidang SDM dapat melakukan proses pencarian data karyawan dengan cepat, mudah dan dapat mencetak dokumen SKI atau NKI karyawan yang diinginkan’

Keamanan Aplikasi SKI Online.

Aplikasi SKI Online menjamin keamanan dokumen dengan pembatasan/ personalisasi akses untuk setiap pengguna Aplikasi. Hal ini dimungkinkan dengan penggunaan Sistem Operasi Windows 2000 Server (metoda NTFS – Network File System) dan DataBase Server menggunakan Oracle 8.0. Disamping itu, tidak semua pengguna dapat mengupdate isi dokumen-dokumen Aplikasi SKI Online, kecuali Administrator. Administrator memiliki privilage yang tertinggi dalam aplikasi ini.

FASILITAS INTERNET UNTUK MENUNJANG PEKERJAAN

Adapun fasilitas internet yang digunakan di PT TELKOM untuk menunjang pekerjaan setiap karyawan adalah Model Internet Portal, dimana di dalam fasilitas ini telah tersedia :

1. News, yaitu fasilitas yang berisi tentang informasi Teknologi, Telekomunikasi, Bisnis, Ekonomi/ Umum, Info Pendidikan, Iklan dsb.
2. Link, yaitu fasilitas yang bisa menghubungkan antara Unit Bisnis PT TELKOM di satu tempat dengan Unit Bisnis PT TELKOM di tempat lain di seluruh Indonesia.
3. Product, yaitu fasilitas yang dapat memberikan informasi tentang produk PT TELKOM dan Telkomsel seperti Telepon, TelkomFlexi, Telkom Teleconference, Kartu Halo, Telkomsel Siaga dan lain-lain.
4. FAQ (Forum Ask Question) dimana dengan fasilitas ini para pegawai dapat saling bertanya-jawab tentang ilmu pengetahuan, kepegawaian, keuangan, hukum, ekonomi, pendidikan atau masalah-masalah yang berkaitan dengan pekerjaan di setiap Unit Bisnis dan lain-lain.
5. Helpdesk, fasilitas yang dapat membantu memberikan informasi yang dibutuhkan.
6. KA301, yang ditujukan untuk menampung pengaduan yang terkait dengan isu berkenaan akuntansi. Pelayanan, kepegawaian dan lain-lain.
7. Greetings, fasilitas bertegur sapa dengan teman-teman di tempat lain melalui internet.

Selain daripada itu Portal Telkom juga memungkinkan kepada para pegawai untuk mengirim atau menerima e-mail dengan memasukkan User Id dan Password masing-masing pegawai yang bersangkutan dimana dengan fasilitas ini pegawai dapat mendapatkan informasi tentang :

1) Personal yaitu yang memungkinkan pegawai mengetahui atau mendapatkan slip gaji pegawai yang bersangkutan.

2) Employee Self Service, dengan faslitas ini pegawai dapat membuat Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD), Cuti, Training, Info Rekan, dan lain-lain.

3) Collaboration Center, fasilitas yang memungkinkan para pegawai membuat Nota Dinas, Mail (menerima atau mengirim surat atau artikel atau pernyataan atau komentar-komentar lain) dari satu pegawai ke pegawai lain dimana nantinya akan terjadi saling memberikan informasi pemecahan masalah atau tanggapan-tanggapan yang berkaitan dengan masalah-masalah yang dikemukakan di dalam e-mail, dimana komentar-komentar ataupun tanggapan-tanggapan yang sifatnya memberikan bantuan pemecahan masalah yang relevan dengan masalah yang dikemukakan tersebut akan saling melengkapi untuk dijadikan suatu bukti pendukung yang baik di dalam pengambilan keputusan.

4) TELKOM E-learning, yang memberikan Solusi Belajar Sambil Bekerja kepada setiap pegawai.

E-Learning merupakan suatu jenis belajar mengajar yang memungkinkan tersampaikannya bahan ajar kepada siswa dengan menggunakan media Internet, Intranet, atau Jaringan Komputer lain.

Keuntungan menggunakan e-Learning :

– Menghemat waktu proses belajar mengajar.

– Mengurangi biaya perjalanan.

– Menjangkau wilayah geografis yang lebih luas.

– Melatih pembelajar lebih mandiri dalam mendapatkan ilmu pengetahuan.

DIMENSI-DIMENSI KUALITAS LAYANAN ONLINE

Untuk mengevaluasi dan memperbaiki kualitas layanan online, Zeithaml (dalam Swa, 2006 : 35) telah mengidentifikasi tujuh dimensi kualitas layanan online yaitu :

1. Efisiensi, yaitu kemampuan pelanggan untuk mengakses website, mencari produk yang diinginkan dan informasi yang berkaitan dengan produk tersebut, dan meninggalkan situs bersangkutan dengan upaya minimal.
2. Reliabilitas, berkenaan dengan fungionalitas teknis situs bersangkutan, khususnya sejauh mana situs tersebut tersedia dan berfungsi sebagaimana mestinya.
3. Fulfillment, mencakup akurasi janji layanan, ketersediaan stock produk, dan pengiriman produk sesuai dengan waktu yang dijanjikan.
4. Privasi, berupa jaminan bahwa data perilaku berbelanja tidak akan diberikan kepada pihak lain manapun dan bahwa informasi kartu kredit pelanggan terjamin keamanannya.
5. Daya tanggap (responsiveness), merupakan kemampuan layanan online untuk memberikan informasi yang tepat kepada pelanggan sewaktu timbul masalah, memiliki mekanisme untuk menangani pengembalian produk dan menyediakan garansi online.
6. Kompensasi , meliputi pengembalian uang, biaya pengiriman, dan biaya penanganan produk.
7. Kontak (contact), mencerminkan kebutuhan pelanggan untuk bisa berbicara dengan staf layanan pelanggan secara online atau melalui telepon (dan bukan berkomunikasi dengan mesin).

Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa dimensi-dimensi dalam kualitas layanan online dimaksudkan untuk mengetahui kualitas layanan online yang deberikan serta sebagai sarana untuk mengevaluasi serta sekaligus memperbaiki kualitas layanan online yang diberikan.

Membangun kekuatan bisnis dari suatu usaha yang telah dijalankan, tentu akan berhubungan dengan masalah Sumber Daya Manusia (SDM) yang dimiliki, sebab SDM merupakan kekuatan moral untuk menentukan keberhasilan dari bisnis yang dijalankan. Hal ini dapat dipahami mengingat tanpa adanya kontribusi SDM, mustahil suatu usaha akan berjalan dengan sukses.

Berkaitan dengan masalah peningkatan kualitas SDM, perusahaan senantiasa mengalokasikan beban anggaran yang cukup signifikan. Hal ini dilakukan demi menjaga serta meningkatkan keompetensi SDM yang dimiliki. Terlebih lagi pada saat ini Ilmu Pengetahuan dan Teknologi senantiasa menjadi salah satu barometer untuk mendapatkan pengakuan masyarakat terhadap aktivitas yang dijalankan perusahaan. Sebab masyarakat tidak hanya memandang dari sisi teknologi saja, melainkan untuk pengelolaan serta kualitas SDM pun menjadi perhatian.

Suatu Perusahaan mustahil dapat berjalan dengan baik tanpa adanya dukungan SDM yang mampu menjadi inspirasi bagi kemajuan Perusahaannya. SDM dapat dikatakan sebagai salah satu alat produksi dari Perusahaan dalam menjalankan aktivitasnya sesuai dengan arah usahanya. Hal penting yang tidak bisa dikesampingkan adalah bahwa untuk mendukung kinerja perusahaan secara optimal maka SDM perlu memiliki potensi dan kompetensi yang dapat meningkatkan kinerja perusahaan. Kemudian potensi dan kompetensi yang dimiliki-pun perlu disertai dengan motivasi yang baik. Apabila antara Potensi, Kompetensi dan Motivasi sudah melekat menjadi satu, maka sudah dapat dipastikan bahwa kinerja perusahaan akan meningkat.

Oleh sebab itu atas ketiga elemen tersebut (potensi, kompetensi, motivasi) perlu mendapat perhatian yang serius, hal ini untuk menjaga performansi dan meningkatkan kualitas perusahaan.

Akhirnya kepada SDM itu sendiri patut kiranya menyadari terhadap arah usaha dari perusahaan dimana yang bersangkutan bekerja, hendaknya mengikuti setiap perubahan terutama yang berkaitan dengan masalah persaingan usaha dan teknologi yang terus berkembang. Sehingga antara SDM dan manajemen perusahaan mempunyai kesepahaman dalam melakukan pekerjaan yang menjadi tanggungjawabnya.

Referensi :

Dwiridotjahjono, Jojok. 2006. Bagaimana Membangun Kualitas Layanan On-Line ?. Majalah Manajemen Usahawan Indonesia.

Jurnal Training Center. 2005. Media Komunikasi Sumber Daya Manusia Telekomunikasi. Bandung.

Portal.Telkom.co.id. Aplikasi TNA On-Line. Telkom Training Center Bandung

Portal.Telkom.co.id. Aplikasi SKI On-Line. Telkom Training Center Bandung

Simtel. Training end user simtel/ SAP. Proyek Simtel/ SAP BAndung

Telkom. Katalog Produk PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk. Tim penerbit catalog Produk Telkom Bandung.

Telkom. Overview : system Pengelolaan perusahaan PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk Bandung.